Je dossier opvragen, en begrijpen wat erin staat
Eerst vraag je het op, bij je werkgever én bij de arbodienst. Daarna lees je per tabblad wat erin hoort te staan, waar je op let, en wat je doet als iets ontbreekt of niet klopt.
Een AVG-verzoek aan je werkgever én aan de arbodienst
Wat er over jou is opgeschreven en verstuurd, bevat jouw persoonsgegevens. Daar heb je recht op. Vraag het bij allebei op, dan kun je de twee kanten naast elkaar leggen.
Aan je werkgever vraag om
- je personeels- en verzuimdossier
- mails, berichten en notities over jou, ook intern tussen collega's en leidinggevenden
- alle correspondentie met de arbodienst en de bedrijfsarts over jou
- verslagen van gesprekken over jou
- de loggegevens: wanneer en waarom je gegevens zijn bekeken of gewijzigd
Aan de arbodienst vraag om
- je volledige bedrijfsgeneeskundige dossier, met alle verslagen en aantekeningen
- alle adviezen en terugkoppelingen aan je werkgever
- alle correspondentie met je werkgever over jou, ook mails en telefoonnotities
- verwijzingen en rapporten van of aan anderen
- de loggegevens: wie je dossier wanneer heeft ingezien of gewijzigd
Een reden is niet nodig. Houd het kort en procedureel.
EDPB-richtsnoeren inzageWat je niet vraagt, krijg je vaak niet. Noem precies welke stukken je wilt.
Uiterlijk een maand na ontvangst. Langer mag alleen als ze dat binnen die maand laten weten, met een reden.
Art. 12 lid 3 AVGDaarin zie je wanneer en waarom je gegevens zijn bekeken of gewijzigd.
HvJ EU C-579/21Wat de AVG je geeft
De regels waar je verzoek op steunt. Open de bron als je het precies wilt lezen.
Snap je een artikel niet? Vraag Hannah om het in gewone taal uit te leggen →- Een kopie van je gegevens, en uitleg
- Je krijgt een kopie, en je hoort waarvoor ze worden gebruikt, aan wie ze zijn gegeven, waar ze vandaan komen en hoe lang ze worden bewaard.Art. 15 AVG
- Binnen een maand, en gratis
- Verlengen met twee maanden kan alleen bij ingewikkelde verzoeken, en dat moeten ze je binnen de eerste maand laten weten. Een eerste kopie van een medisch dossier is ook gratis.Art. 12 AVGHvJ EU C-307/22
- Ook de stukken waar je gegevens in staan
- Je hebt recht op je persoonsgegevens in mails en documenten. Is dat nodig om ze te begrijpen, dan krijg je ook een kopie van de mail, een passage of het hele document.HvJ EU C-487/21
- Wanneer en waarom er in je gegevens is gekeken
- Ook gegevens over wanneer en waarom je gegevens zijn geraadpleegd, vallen onder je inzagerecht. Namen van medewerkers krijg je niet altijd, alleen als dat nodig is om je rechten uit te oefenen.HvJ EU C-579/21
- Je medisch dossier bij de bedrijfsarts
- Daarnaast heb je recht op inzage in en een afschrift van je dossier, en je mag er een eigen verklaring aan laten toevoegen.Art. 7:456 BWArt. 7:454 lid 2 BWKNMG 2.11 patiëntenrechten
Aan: [naam werkgever], t.a.v. de functionaris gegevensbescherming of HR Onderwerp: Verzoek tot inzage (artikel 15 AVG) Geachte heer, mevrouw, Op grond van artikel 15 AVG verzoek ik om een kopie van alle persoonsgegevens die u over mij verwerkt. Ik vraag in het bijzonder om: 1. mijn personeels- en verzuimdossier; 2. alle e-mails, berichten en notities waarin ik word genoemd of besproken, ook interne correspondentie; 3. alle correspondentie met [naam arbodienst] en de bedrijfsarts over mij; 4. verslagen van gesprekken over mij; 5. de loggegevens van mijn dossier: wanneer en waarom mijn gegevens zijn ingezien of gewijzigd. Daarnaast ontvang ik graag de doeleinden van de verwerking, de ontvangers aan wie mijn gegevens zijn verstrekt, de herkomst van de gegevens en de bewaartermijnen. Ik ontvang de gegevens graag uiterlijk [datum, een maand na verzending] per e-mail. Met vriendelijke groet, [naam] [geboortedatum en personeelsnummer]
Aan: [naam arbodienst], t.a.v. de functionaris gegevensbescherming Onderwerp: Verzoek tot inzage (artikel 15 AVG en artikel 7:456 BW) Geachte heer, mevrouw, Op grond van artikel 15 AVG en artikel 7:456 BW verzoek ik om inzage in en een afschrift van alle persoonsgegevens die u over mij verwerkt. Ik vraag in het bijzonder om: 1. mijn volledige bedrijfsgeneeskundige dossier, met alle verslagen, aantekeningen en beoordelingen; 2. alle adviezen en terugkoppelingen aan mijn werkgever [naam werkgever]; 3. alle correspondentie met mijn werkgever over mij, inclusief e-mails en telefoonnotities; 4. verwijzingen en rapporten van of aan derden; 5. de loggegevens van mijn dossier: wie wanneer mijn dossier heeft ingezien of gewijzigd. Daarnaast ontvang ik graag de doeleinden van de verwerking, de ontvangers aan wie mijn gegevens zijn verstrekt, de herkomst van de gegevens en de bewaartermijnen. Ik ontvang de gegevens graag uiterlijk [datum, een maand na verzending] per e-mail. Met vriendelijke groet, [naam] [geboortedatum]
liever op maat?"Schrijf mijn inzageverzoek aan mijn werkgever en de arbodienst, met de juiste namen en een datum."Vraag het Hannah → Wat er in je dossier hoort te staan
Kies een tabblad. Bij elk deel staat wat erin hoort, waar je op let, en de bron.
Snap je een artikel of richtlijn niet? Vraag Hannah om het uit te leggen → Consultverslagen
- aantekeningen van je gesprekken met de bedrijfsarts
- wat de arts heeft vastgesteld
- de afspraken die zijn gemaakt
- een gesprek ontbreekt dat je wel had
- er iets staat wat je anders hebt gezegd; leg het naast je opname of je eigen notities
In het dossier staat wat nodig is voor je begeleiding. Medische en administratieve gegevens horen herkenbaar gescheiden te zijn.
Probleemanalyse
- wat je wel en niet kunt
- het advies over je re-integratie
- wat er nodig is om terug te keren
- er een diagnose of medische details staan in het deel dat naar je werkgever gaat
- de mogelijkheden niet kloppen met wat je zelf kunt
De probleemanalyse gaat naar je werkgever. Medische gegevens horen daar niet in.
Adviezen aan je werkgever
- elk advies dat naar je werkgever ging
- alleen wat nodig is voor je re-integratie en je loon: beperkingen, mogelijkheden, aanpassingen
- je een advies hier ziet dat je zelf nooit hebt gekregen
- het advies niet vooraf met je is besproken
De bedrijfsarts bespreekt het advies eerst met jou, en geeft het tegelijk en gelijkluidend aan jou en je werkgever.
Informatie van behandelaars
- informatie van je huisarts, specialist of psycholoog, als die met jouw toestemming is opgevraagd
- er informatie staat waarvoor je geen toestemming hebt gegeven
- er meer is opgevraagd dan nodig was voor je begeleiding
Correspondentie
- post en mails die nodig zijn voor je begeleiding
- contact met je werkgever over jou
- een mail die je bij je werkgever wel terugziet, hier ontbreekt
- er contact over jou is geweest waar je niets van wist
Niet elk mailtje hoeft in het dossier. Wel wat nodig is voor je begeleiding. Vraag je werkgever om zijn kant, dan kun je ze naast elkaar leggen.
Wat mag ontbreken
- informatie over anderen, als inzage hun privacy zou schaden
- persoonlijke werkaantekeningen die echt buiten het dossier staan
- gespreksnotities en adviezen: dat zijn geen persoonlijke werkaantekeningen
Uitgangspunt is inzage in en een afschrift van je hele dossier.
liever samen doorlopen?"Hier is mijn dossier. Wil je per tabblad kijken wat erin staat en wat ontbreekt?"Vraag het Hannah → Wat je kunt doen
Begin rustig en schriftelijk. Een arts hoeft zijn eigen waarnemingen en adviezen niet te veranderen omdat jij het er niet mee eens bent, maar feitelijke fouten wel.
Mist er een verslag, advies of mail? Vraag het per e-mail op, en vraag te bevestigen dat je daarmee alles hebt.
Art. 15 AVGStaat er iets wat feitelijk niet klopt, zoals een datum of iets wat je niet hebt gezegd? Vraag om correctie.
Art. 16 AVGNVAB 4.1Ben je het oneens met een oordeel van de arts? Dan mag je je eigen kijk laten toevoegen aan het dossier.
Art. 7:454 lid 2 BWKNMG 2.4.3Dat kan, maar bij gegevens uit spreekuren in opdracht van je werkgever niet altijd. Je werkgever kan er een belang bij hebben.
vraag eerst advies voor je dit doetArt. 7:455 BWKNMG 2.11.7hulp bij de brief?"Help me een correctieverzoek en een eigen verklaring schrijven voor mijn dossier."Vraag het Hannah → Je werkgever heeft een eigen dossier
Bij langer verzuim houdt je werkgever bij hoe je verzuim verloopt en wat er aan je re-integratie gebeurt. Een paar stukken daaruit horen ook bij jou te liggen.
De rest kun je opvragen met een AVG-verzoek. Je krijgt dan je persoonsgegevens, niet automatisch elk document.
Hannah is de AI van Rechtswijs
Hannah is geen mens en geen advocaat. Ze is een AI die gespecialiseerd is in Nederlands recht. Ze zoekt in wetten, richtlijnen van bedrijfsartsen en uitspraken, en laat je bij elk antwoord de bron zien.
- Ze leest je dossier met je door en wijst aan wat ontbreekt.
- Ze legt richtlijnen en wetsartikelen uit in gewone taal.
- Ze helpt je een rustige brief of mail op te stellen.
Hannah geeft suggesties, geen juridisch advies. Wat je doet, beslis jij.