Bedrijfsgeneeskundig dossier opvragen via AVG

Ja, je hebt een wettelijk recht op inzage in en een kopie van je dossier bij de bedrijfsarts. Twee wetten leggen dat vast: de WGBO (deel van het Burgerlijk Wetboek) en de AVG.

De WGBO bepaalt in Art. 7:456 BW : "De hulpverlener verstrekt aan de patiënt desgevraagd inzage in en afschrift van de gegevens uit het dossier." Dit geldt voor elke hulpverlener, inclusief de bedrijfsarts. Eén beperkte uitzondering: gegevens die de privacy van een ander aantasten mogen worden afgeschermd.

De AVG geeft je daarbovenop in Art. 15 AVG het recht op een kopie van alle persoonsgegevens die de arbodienst over jou verwerkt, inclusief informatie over wie de gegevens heeft ontvangen, hoe lang ze worden bewaard, en de logging van wie ze heeft ingezien of gewijzigd. Het verzoek is gratis.

Daarnaast geeft Art. 7:454 lid 2 BW je het recht om een eigen verklaring toe te voegen aan het dossier als je vindt dat informatie ontbreekt of onjuist is. Dat kan handig zijn om een tegen-perspectief vast te leggen voordat je verder procedeert.

De bedrijfsarts is verplicht een zorgvuldig medisch dossier bij te houden, en jij hebt recht op het volledige beeld. Het dossier bevat doorgaans:

• Anamnese: jouw eigen verhaal en klachten zoals besproken in consulten
• Eigen onderzoeksbevindingen van de bedrijfsarts
• Diagnoses of werkhypothesen waar relevant
• Informatie van derden: brieven of rapporten van je huisarts of specialist die de bedrijfsarts met jouw toestemming heeft opgevraagd, conform de NVAB-leidraad verwijzen
• Adviezen en plannen: probleemanalyses, plannen van aanpak voor re-integratie, terugkoppelingen naar je werkgever
• Onderzoeksresultaten: uitslagen van Preventief Medisch Onderzoek (PMO) of keuringen, voor zover relevant
• Logging: bij een digitaal dossier wie wanneer wat heeft ingezien of gemuteerd

Persoonlijke werkaantekeningen van de bedrijfsarts horen formeel niet in het medisch dossier thuis en hoeven daarom niet altijd te worden gedeeld, zo bepaalt de KNMG-handreiking . Informatie over derden (familieleden, collega's) kan worden afgeschermd om hun privacy te beschermen.

Volgens de KNMG-richtlijn over recht op inzage moet de bedrijfsarts het dossier kosteloos verstrekken, ook elektronisch als je daarom vraagt. Hij mag inzage onder begeleiding aanbieden, maar mag dat niet als voorwaarde stellen voor een kopie.

De wettelijke standaardtermijn is één maand na ontvangst van je verzoek (Art. 15 AVG ). Binnen die maand moet de arbodienst óf je de gevraagde gegevens verstrekken, óf je uitleggen waarom dat (nog) niet kan.

Bij een complex verzoek of veel tegelijk ingediende verzoeken mag de arbodienst die termijn met maximaal twee maanden verlengen, zodat de totale termijn maximaal drie maanden wordt. Voorwaarde: ze moeten je binnen de eerste maand schriftelijk laten weten dat ze de verlenging gebruiken en waarom dit nodig is, zoals beschreven in de KNMG-richtlijn over uitvoeringstermijn .

De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert dit in zijn handhavingspraktijk strikt. Reageert de arbodienst niet binnen de termijn of onvolledig, dan heb je verschillende vervolgopties, zie de volgende vraag.

Drie escalatieroutes, op te pakken in deze volgorde:

1. Schriftelijke herinnering. Stuur een korte schriftelijke herinnering (mail of brief) met verwijzing naar de wettelijke termijn (één maand vanaf je oorspronkelijke verzoek) en je expliciete recht op het volledige dossier, inclusief logging. Geef ze een redelijke termijn van bijvoorbeeld twee weken om alsnog te leveren. Bewaar deze correspondentie zorgvuldig; het is bewijs voor latere stappen.

2. Interne klacht. Iedere arbodienst is op grond van de Wkkgz verplicht een klachtenregeling te hebben (zie ook de NVAB-leidraad over klachtenprocedure ). Dien een klacht in via hun officiële kanaal, gericht op niet-nakoming van het inzagerecht. Zie de wegwijzer klacht bedrijfsarts of arbodienst voor de hub met alle externe routes.

3. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AP houdt toezicht op naleving van de AVG, inclusief het inzagerecht. Je kunt een klacht indienen via het klachtenformulier van de AP. De AP onderneemt vooral bij structurele tekortkomingen actie, maar registreert elk individueel signaal en kan in ernstige gevallen een dwangsom opleggen.

4. Civiele procedure (zeldzaam). Als alle bovenstaande routes geen resultaat geven, kan een civiele procedure waarbij je nakoming van het inzagerecht eist. Dit is duur en tijdrovend, maar juridisch sluitend. In dat soort procedures is de arbodienst in een zwakke verdedigende positie: de wettelijke verplichting is onomstreden, zoals de KNMG-richtlijn over arts als verweerder bevestigt.